1. Almennt
1.1. Starfsreglur þessar (hér eftir “reglurnar”) eru settar á grundvelli 5. mgr. 70. gr. laga nr. 2/1995 um hlutafélög, 54. gr. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki og 16. gr. samþykkta félagsins. Reglurnar gilda um stjórn Blikk hugbúnaðarþjónustu hf., kt. 530922-1620, Lágmúla 9, 108 Reykjavík (hér eftir “Blikk” eða “félagið”).
1.2. Reglur þessar skulu samþykktar á stjórnarfundi Blikk og skulu endurskoðaðar árlega af stjórn. Stjórn Blikk skal senda Fjármálaeftirliti Seðlabanka Íslands afrit af reglunum innan 14 daga frá því þær eru samþykktar eða þeim breytt. Reglur þessar fjalla um verkefni og framkvæmd starfa stjórnar Blikk og gilda um alla stjórnarmenn.
1.3. Reglurnar skulu taka mið af viðurkenndum leiðbeiningum um stjórnarhætti útgefnum af Viðskiptaráði Íslands, Samtökum atvinnulífsins og Nasdaq Iceland.
Markmið
Markmið Blikk með stefnu þessari er að styðja við samfelldan rekstur og þjónustu ásamt því að hámarka öryggi upplýsinga og gagna með eftirfarandi leiðum:
- Eftirfylgni með ákvæðum gildandi laga og reglum sem gilda um málaflokkinn.
- Eftirfylgni með öllum samningum við þriðju aðila sem á einn eða annan hátt snúa að vinnslu persónuupplýsinga, svo sem þjónustusamningum og vinnslusamningum.
- Leynd persónuupplýsinga og trúnaði.
- Réttleika, aðgengileika og áreiðanleika persónuupplýsinga.
- Lögmæti og gagnsæi í allri meðferð persónuupplýsinga í starfsemi Blikk.
- Tilkynningu og rannsókn á öllum, öryggisbrotum eða grun um öryggisbrot í samræmi við viðeigandi verklagsreglur og ferla.
- Framkvæma reglulegar öryggisprófanir sem skila niðurstöðum sem leiða til umbóta í öryggi gagna.
- Framkvæma áhættumat á upplýsingaöryggi með reglulegum uppfærslum.
- Áhættur sem fylgja vinnslu persónuupplýsinga sé innan skilgreindra marka.
2. Skipan stjórnar
2.1. Samkvæmt samþykktum félagsins skal stjórn skipuð þremur mönnum og einum varamanni, kjörnum á aðalfundi til eins árs í senn. Stjórn kýs formann stjórnar.
2.2. Leitast skal við að stjórn félagsins beri með sér fjölbreytni og breidd í hæfni, reynslu og þekkingu og skal stefnt að því að kynjahlutföll í stjórn séu sem jöfnust. Stjórn skal meta árlega hvaða hæfni stjórnarmenn þurfi að búa yfir til að sinna málefnum félagsins og hvernig samsetning og fjölbreytni stjórnar sé háttað.
2.3. Að hámarki einn stjórnarmaður má vera hluti af daglegum stjórnendum félagsins eða í framkvæmdastjórn félagsins eða dótturfélags þess.
2.4. Leitast skal við að meirihluti stjórnarmanna sé óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess. Ef stjórnarmenn tengjast félaginu með beinum eða óbeinum hætti í samræmi við ákvæði laga um hlutafélög skal stjórn sjá til þess að allra leiða sé gætt til að draga úr líkum á hagsmunaárekstrum sem gætu komið upp í starfi hans sem stjórnarmanns.
2.5. Þegar nýr stjórnarmaður er skipaður skal formaður stjórnar, eða sá sem hann tilnefnir, sjá til þess að nýr stjórnarmaður fái nauðsynlegar upplýsingar og leiðbeiningar um starfshætti stjórnar, lagaumhverfi og starfsemi félagsins m.a. um stefnu þess, markmið, áhættuviðmið og rekstur.
2.6. Stjórnarmenn geta einnig óskað eftir aðstoð regluvarðar Blikk vegna hæfismats stjórnarmanna og framkvæmdastjóra félagsins.
2.7. Kjósi stjórnarmaður að hætta störfum í stjórn skal hann tilkynna stjórn félagsins skriflega um afsögn sína. Ef ósætti innan stjórnar er ástæða afsagnar skal hann tilgreina það sérstaklega.
2.8. Félagið skal tilkynna til Fjármálaeftirlits Seðlabanka Íslands eins fljótt og auðið er, og eigi síðar en fjórum vikum eftir, um skipan eða breytingu nýrra stjórnarmanna og ráðningu framkvæmdastjóra.
Hæfi og vanhæfi stjórnarmanna
3.1. Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri skulu uppfylla þær hæfiskröfur sem gerðar eru til þeirra í lögum um fjármálafyrirtæki og reglum um framkvæmd hæfismats framkvæmdastjóra og stjórnarmanna fjármálafyrirtækja nr. 150/2017.
3.2. Stjórnarmenn skulu búa yfir nægilegri þekkingu, hæfni og reynslu til að skilja þá starfsemi sem Blikk stundar og helstu áhættuþætti starfseminnar.
3.5. Stjórnarmenn eru bundnir þagnarskyldu um allt það sem þeir fá vitneskju um við framkvæmd starfa síns og varðar viðskipta- eða einkamálefni viðskiptamanna þess, nema skylt sé að veita upplýsingar lögum samkvæmt. Þagnarskyldan helst þótt látið sé af stjórnarstarfi. Stjórnarmenn skulu jafnframt halda trúnað um innri málefni félagsins, hagi starfsmanna og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem stjórnarmenn og leynt skulu fara samkvæmt lögum eða eðli málsins samkvæmt.
3.6. Stjórn skal ekki taka þátt í ákvörðunum um einstök viðskipti, nema umfang þeirra sé verulegt miðað við stærð félagsins.
3.7. Stjórnarmenn skulu ekki taka þátt í meðferð mála er varðar viðskipti þeirra sjálfra, fyrirtækja sem þeir eiga virkan eignarhlut í, sitja í stjórn eða eru fyrirsvarsmenn fyrir eða eiga verulegra hagsmuna að gæta í viðskiptum við félagið. Sama gildir um þátttöku í meðferð mála sem tengjast aðilum sem teljast venslaðir þeim með öðrum hætti. Þar er átt við bæði persónuleg og fjárhagsleg tengsl.
3.8. Stjórnarmanni ber að upplýsa stjórnina um þá aðila sem tengjast honum hagsmunatengslum.
3.9. Vanhæfur stjórnarmaður skal hafa frumkvæði að því að upplýsa stjórnina um mögulegar vanhæfisástæður. Teljist stjórnarmaður vanhæfur skal hann víkja sæti áður en efni máls er kynnt. Stjórnarformaður og framkvæmdastjóri geta hvor fyrir sig krafist þess, að stjórnarmaður víki sæti, áður en efni máls er kynnt og gögn afhent, telji þeir stjórnarmann vanhæfan til meðferðar máls.
Stjórnarfundir
4.1. Stjórnarfundir skulu haldnir að jafnaði einu sinni í mánuði en oftar ef þörf krefur að mati stjórnar. Á stjórnarfundum skal ræða öll mál er tengjast stjórn og stjórnun félagsins ásamt meiriháttar málum er varða innri starfsemi félagsins, svo og annað sem eðlilegt getur talist að stjórn fjalli um.
4.2. Formaður skal boða til stjórnarfunda. Hver stjórnarmaður getur þó krafist stjórnarfundar og er þá skylt að halda fund. Sama rétt á framkvæmdastjóri félagsins.
4.3. Leitast skal við að reglulegir fundir verði ákveðnir til eins árs í senn. Fundir skulu að jafnaði haldnir á starfsstöð félagsins nema annað sé sérstaklega ákveðið og samþykkt af formanni stjórnar. Heimilt er að halda fundi í fjarfundabúnaði og skal þá taka það fram í fundargerð. Stjórnarfundur telst sóttur af þeim sem taka þátt með aðstoð slíks búnaðs.
4.4. Dagskrá funda stjórnar skal að jafnaði send út til stjórnarmanna með a.m.k. þriggja daga fyrirvara ásamt fundargögnum, ef við á.
4.5. Dagskrá og fundargögn eru almennt send með rafrænum hætti og skulu stjórnarmenn staðfesta móttöku á sama hátt og þeim bárust gögnin. Stjórnarmenn skulu huga að reglum félagsins um meðhöndlun viðskiptamannaupplýsingar þegar dagskrá og fundargögn eru send eða lögð fram á stjórnarfundi.
4.6. Stjórnarfundir eru ályktunarbærir ef til hans er boðað með lögmætum hætti og a.m.k. tveir af þremur stjórnarmönnum sækja fund.
4.7. Formaður stjórnar stýrir fundum stjórnar. Í fjarveru formanns stýrir sá fundum sem formaður tilnefnir í hans stað. Formaður stjórnar og framkvæmdastjóri eru ábyrgir fyrir undirbúningi stjórnarfunda.
Stjórn ákveður hvort og hvenær aðrir starfsmenn félagsins sitji stjórnarfundi. Þá getur stjórn ákveðið að bjóða utanaðkomandi aðilum á stjórnarfundi. Ytri endurskoðendur eiga rétt á að sitja fundi stjórnar þegar fjallað er um reikningsskil sem þeir árita og bera fram athugasemdir sínar.
4.8. Afl atkvæða ræður afgreiðslu mála á stjórnarfundum. Til þess að ákvörðun stjórnarfundar teljist samþykkt þarf hún samþykki meirihluta stjórnarmanna. Verði atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns úrslitum.
Fundargerðir stjórnarfunda
5.1. Halda skal fundargerð um stjórnarfund og skipar stjórn fundarritara.
5.2. Fundargerðir eiga að veita heildarsýn yfir umræður á stjórnarfundum, þau gögn sem lögð eru fram og efnisatriði ákvarðana sem eru teknar, ef við á.
5.3. Í fundargerð skulu að lágmarki koma fram eftirfarandi upplýsingar; nafn og kennitala félagsins, fundarstaður, fundardagsetning og fundartími, númer stjórnarfundar, hverjir eru viðstaddir fundinn, nöfn þeirra sem sitja fund, hvort og þá hvenær utanaðkomandi aðilar koma inn á fundi og hvenær þeir fara út af fundum, nafn fundarstjóra og fundarritara, dagskrá fundar og upplýsingar um fundargögn, niðurstaða fundar ef ákvarðanir voru teknar.
5.4. Stjórnarmenn skulu staðfesta efni fundargerða með undirritun sinni. Undirritun má jafnt vera með eiginhandarundirritun sem og með fullgildri rafrænni undirskrift.
5.5. Fundargerðir skulu vera aðgengilegar stjórnarmönnum svo fljótt sem auðið er eftir fund.
Önnur samskipti stjórnar
6.1. Störf stjórnar skulu að jafnaði fara fram á stjórnarfundum.
6.2. Komi til samskipta milli stjórnarmanna og/eða milli stjórnarmanna, stjórnenda félagsins, löggilts endurskoðanda félagsins eða regluvarðar utan skipulagðra stjórnarfunda um málefni er varða fyrirliggjandi ákvarðanir stjórnar, eða forsendur þeirra, skal upplýst um það við upphaf næsta stjórnarfundar á eftir. Slíkt skal bókað í fundargerð stjórnar á þeim fundi þannig að tryggt sé að allir stjórnarmenn búi yfir sömu upplýsingum og hinir.
Meginhlutverk og skyldur stjórnar
7.1. Stjórn Blikk fer með æðsta vald í málefnum félagsins á milli hluthafafunda og gætir hagsmuna þess gagnvart þriðja aðila.
7.2. Stjórn skal annast til um að skipulag félagsins og að starfsemi sé jafnan í réttu og góðu horfi. Þá skal hún stuðla hún að viðgangi félagsins og langtímaárangri og hafa eftirlit með daglegum rekstri þess. Stjórn skal taka ákvarðanir um mikilvæg atriði í rekstri félagsins sem ekki rúmast innan heimilda framkvæmdastjóra.
7.3. Stjórn skal móta stefnu, markmið og áhættuviðmið félagsins ásamt framkvæmdastjóra. Þá skal stjórn sjá til þess að virkt innra eftirlit sé til staðar og tryggja að virkni þess sé sannreynt reglulega.
7.4. Stjórn skal sjá til þess að félagið starfi í samræmi við gildandi lög og reglur hverju sinni.
7.5. Stjórn skal sjá um að gæta hagsmuna allra hluthafa, að komið sé jafnt fram við þá í sama hlutaflokki og gæta jafnræðis milli þeirra.
7.6. Stjórn sér um ráðningu og uppsögn framkvæmdastjóra og ákveður starfskjör hans. Stjórn sér jafnframt um skipun löggilts endurskoðanda félagsins, sem er kosinn á aðalfundi, og regluvarðar sem gegnir hlutverki í innra eftirliti og áhættustjórnun félagsins.
7.7. Stjórn veitir prókúruumboð fyrir félagið og samþykkir árlega, eða oftar ef þörf krefur, undirskriftarreglur sem settar eru fram að tillögu framkvæmdastjóra og hafa að geyma heimildir starfsmanna til að skuldbinda félagið.
7.8. Stjórn fjallar um og samþykkir fjárhags- og fjárfestingaáætlun félagsins og setur því markmið fyrir næsta rekstrarár.
7.9. Stjórn skal upplýsa hluthafa um málefni sem geta haft áhrif á starfsemi félagsins og boðar til hluthafafunda. Á aðalfundi skal stjórn skýra frá hag félagsins og rekstri þess á liðnu rekstrarári. Stjórn skal ljúka gerð ársreikninga og leggja fyrir endurskoðendur eða skoðunarmenn eigi síðar en einum mánuði fyrir aðalfund.
hafðu samband
Ekki hika við að senda okkur línu ef þú ert með spurningar eða athugasemdir!
Við svörum fyrirspurnum eins fljótt og hægt er.
hafðu samband.
Ekki hika við að senda okkur línu ef þú ert með
spurningar eða athugasemdir!
Við svörum fyrirspurnum eins fljótt og hægt er.
